Tenggat Waktu 15 Desember

Bulan Oktober baru saja dimulai ketika saya menemani seorang manajer TI, sebut saja Bu Sari, keluar dari ruangan Direktur Utama dengan wajah pucat. Di utilitas air regional tempatnya bekerja, ia baru saja diberi tugas yang mustahil: ada sisa penyertaan modal dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) senilai tiga miliar rupiah yang belum terserap. Kalau dana itu tidak habis sebelum 15 Desember, utilitas akan dicap tidak mampu mengeksekusi anggaran, dan jatah tahun depan terancam dipangkas.

“Kita butuh proyek teknologi. Sesuatu yang terlihat canggih, smart water atau semacamnya. Dan wujud fisiknya harus sudah ada minggu kedua Desember supaya bisa difoto untuk laporan,” begitu instruksi yang ia terima. Bu Sari tahu, secara teknis, proyek sebesar itu butuh berbulan-bulan hanya untuk mendefinisikan kebutuhannya, belum lelang, belum implementasi, belum pengujian. Tetapi di ruangan itu, tidak ada metodologi yang berlaku. Yang berlaku hanya kalender.

Keesokan harinya, seorang vendor “rekanan” muncul membawa brosur smart dashboard yang, secara kebetulan, berharga pas tiga miliar rupiah. Dokumen pengadaan disusun terbalik: solusinya ditentukan lebih dulu, kerangka acuan kerja tinggal dijahit agar mengarah ke satu produk itu. Pada 15 Desember, layar besar terpasang di lobi, berita acara serah terima diteken malam itu juga, padahal sistemnya belum tersambung ke satu sensor pun di lapangan. Serapan tembus 98 persen. Foto peresmian masuk media lokal. Di atas kertas, semuanya berhasil.

Setahun kemudian, dasbor itu tidak pernah sekali pun dipakai tim operasional. Arsitekturnya tidak cocok dengan jaringan pipa yang sebenarnya, dan anggaran pemeliharaannya tidak pernah disiapkan. Ia menjadi monumen yang menyala di lobi, sebuah foto mahal seharga tiga miliar rupiah.

Dan di sinilah bagian yang jarang dihitung. Tiga miliar itu, kalau diarahkan ke deteksi kebocoran yang sebenarnya, bisa menambal pipa-pipa yang setiap hari membuang air di bawah jalan. Uang itu memang “terserap”, tetapi kebocorannya tidak pernah ikut terserap. Yang membayar selisihnya bukan laporan keuangan yang aman tadi, melainkan pelanggan di ujung jaringan yang tagihannya perlahan naik untuk menutup biaya air yang tak pernah sampai ke krannya. Bu Sari tahu itu, dan justru itulah yang membuatnya tidak bisa tidur, bukan tenggat 15 Desember.

4.1 Ketika Belanja Lebih Mudah Diukur daripada Hasil

Di ruang kelas sertifikasi manajemen proyek, sebuah proyek selalu lahir dari masalah bisnis yang nyata. Di dunia pengadaan utilitas air, urutannya kerap terbalik: dananya ada lebih dulu, masalahnya dicari belakangan. Untuk mengerti mengapa, berhentilah menganggap ini sekadar kemalasan atau kebodohan, dan lihatlah apa yang sebenarnya sedang diukur.

Sistem anggaran publik mengukur satu hal yang bisa diverifikasi dengan murah oleh auditor: apakah uang itu berpindah tepat waktu. Ia nyaris tidak punya alat untuk mengukur apakah uang itu benar-benar menyelesaikan sesuatu. Maka di mata sistem, proyek yang menyerap habis anggaran tetapi tidak menyelesaikan apa-apa bukanlah kegagalan; ia justru sukses, karena satu-satunya hal yang diukur, yaitu serapan, tercapai sempurna. Tenggat akhir tahun bukan cacat dalam sistem ini. Ia adalah sistem yang bekerja persis sesuai targetnya, hanya saja targetnya keliru.

4.1.1 Kutukan Serapan Anggaran

Tidak ada yang lebih merusak tata kelola teknologi selain tenggat buatan yang dipaksakan oleh kalender keuangan. Kutukan ini memaksa eksekutif yang rasional mengambil keputusan yang, dari luar, tampak irasional: membeli peladen dengan spesifikasi jauh melampaui kebutuhan, atau lisensi untuk lima ratus pengguna padahal yang siap memakai baru lima puluh orang. Dari sudut pandang serapan, semua itu masuk akal sempurna.

Dan menyalahkan Direktur Utama yang menyetujuinya adalah analisis yang malas. Dalam politik anggaran, “tidak menyerap” adalah dosa yang kasatmata dan mudah dihukum auditor; “membeli sesuatu yang ternyata tidak berguna” adalah dosa yang nyaris mustahil dibuktikan dan jarang berbuntut sanksi. Sistem dengan sengaja membuat satu dosa terlihat terang dan dosa lainnya nyaris kasatmata. Direktur yang paling jujur sekalipun, bila didudukkan di kursi itu, akan condong ke pilihan yang sama. Kita tidak sedang berhadapan dengan orang jahat; kita berhadapan dengan penggaris yang salah, sekali lagi.

4.1.2 Cermin Universal: Pesta Belanja Akhir Tahun

Pola ini bahkan tidak eksklusif milik anggaran negara. Di banyak korporasi besar yang sehat dan berorientasi laba sekalipun, tiap divisi diberi pagu anggaran tahunan dengan aturan tak tertulis yang sama persis: pakai sampai habis, atau jatahmu dipangkas tahun depan. Maka di tiap kuartal terakhir lahirlah “pesta belanja”: departemen memborong lisensi perangkat lunak, gawai, dan pelatihan yang sebenarnya belum dibutuhkan, semata agar angka serapannya terlihat rapi saat tutup tahun.

Di mana pun anggaran diperlakukan sebagai “jatah yang harus dihabiskan”, bukan “sumber daya untuk memecahkan masalah”, insting yang sama akan muncul. Akar persoalannya bukan moralitas orang per orang, melainkan aturan main yang menghukum sisa dan mengabaikan manfaat. Selama aturan itu berdiri, niat baik individu akan terus kalah, baik di dinas pemerintah maupun di menara perkantoran swasta.

4.2 Proyek Titipan dan Realpolitik Pengadaan

Selain tekanan waktu, ada hal yang lebih lama menjadi rahasia umum tetapi jarang diucapkan terus terang: proyek titipan. Tidak setiap proyek transformasi digital lahir untuk efisiensi; sebagian dirancang, sejak awal, untuk mengalirkan dana ke arah tertentu.

Penting membedahnya tanpa naif sekaligus tanpa menuduh sembarangan. Proyek titipan jarang berupa korupsi kasar berkoper uang tunai. Dalam bentuknya yang canggih, ia berjalan sepenuhnya legal, lengkap dengan dokumen lelang yang rapi dan berita acara yang sah secara hukum.

4.2.1 Anatomi Proyek Titipan

Ia biasanya datang sebagai vendor yang berkaitan dengan pejabat daerah, komisaris, atau petinggi perusahaan, membawa solusi yang terdengar “revolusioner”. Dan di sinilah seluruh metodologi pengelolaan proyek mendadak lumpuh. Bahkan pendekatan yang paling tangkas (Agile) sekalipun mensyaratkan adanya pemilik produk (product owner) yang menilai secara jujur fitur mana yang paling berguna bagi pengguna.

Dalam proyek titipan, peran itu terbalik diam-diam. Pemilik produk yang sebenarnya bukan pengguna dan bukan organisasi, melainkan pihak yang menitipkan. Tujuan yang sesungguhnya bukan sistem yang berfungsi, melainkan termin pembayaran yang cair. Sistem yang benar-benar bekerja hanyalah bonus, atau lebih sering, sekadar sampul yang membuat seluruh transaksi terlihat wajar. Itulah sebabnya metodologi apa pun tak berdaya di sana: ia sibuk mengoptimalkan sebuah tujuan yang, di ruangan itu, tidak benar-benar dipegang oleh siapa pun yang berkuasa.

Kalau Anda manajer TI atau direktur operasional yang terjepit di situasi ini, menolak secara frontal dengan alasan “tidak sesuai Rencana Induk TI” adalah langkah heroik yang biasanya naif secara politik. Penolakan terbuka umumnya hanya berujung pada pencopotan Anda, sementara proyeknya tetap jalan di bawah orang yang lebih penurut. Anda kehilangan jabatan, dan organisasi kehilangan satu-satunya orang di ruangan yang masih peduli pada hasilnya.

4.2.2 Menyelamatkan Nilai di Tengah Jebakan

Lalu apa yang bisa dilakukan orang yang masih memegang integritas ketika disodori proyek bernuansa titipan? Jawabannya tidak heroik, dan justru di situ kekuatannya. Integritas di dalam sistem yang bengkok jarang berwujud penolakan yang gagah; lebih sering ia berwujud penyelamatan yang sabar, yaitu memenangkan bagian dari pertarungan yang memang masih bisa dimenangkan. Anda mungkin tidak bisa mengendalikan apa yang dibeli, tetapi Anda hampir selalu masih bisa mengendalikan syarat-syaratnya.

Inilah yang akhirnya dilakukan Bu Sari di tahun-tahun berikutnya. Ketika ia kembali dipaksa memasang sistem pembacaan meter otomatis (Automated Meter Reading) dari vendor titipan yang teknologinya biasa-biasa saja, ia berhenti membuang energi untuk menolaknya. Ia mengalihkan seluruh tenaganya ke satu pasal di Kerangka Acuan Kerja: vendor wajib menyediakan antarmuka pemrograman (API) yang terbuka dan terdokumentasi, sehingga seluruh data dari alat itu bisa ditarik ke pangkalan data milik utilitas, kapan saja, tanpa biaya tambahan. Ia mengunci vendor bukan di perangkat kerasnya, melainkan di datanya.

Hasilnya tidak sempurna, dan memang tidak pernah sempurna. Perangkat keras titipan itu tetap berumur pendek. Tetapi ketika alatnya rusak dua tahun kemudian, datanya, aset paling berharga organisasi, sudah aman di tangan sendiri. Dalam realpolitik utilitas air, menyelamatkan lima puluh persen nilai dari proyek yang bermotif politik jauh lebih berarti bagi pelanggan daripada kehilangan jabatan demi prinsip lalu membiarkan proyek itu menghasilkan nol. Kemenangan yang tidak sempurna tetaplah kemenangan, dan sering kali itulah satu-satunya jenis kemenangan yang tersedia.

Kalau hanya tiga hal yang layak Anda bawa dari bab ini:

  • Sistem anggaran mengukur belanja, bukan hasil. Proyek yang menyerap habis dana tetapi tak menyelesaikan apa pun, di mata sistem, justru sukses. Tenggat akhir tahun bukan cacat; ia target yang keliru yang bekerja dengan sempurna.
  • Proyek titipan membalik pemilik produk. Tujuan sebenarnya bukan sistem yang berfungsi, melainkan termin yang cair; sistem yang bekerja sekadar sampul. Itu sebabnya metodologi sebaik apa pun tak berdaya di sana.
  • Integritas dalam sistem yang bengkok berwujud penyelamatan, bukan penolakan. Anda mungkin tak bisa mengendalikan apa yang dibeli, tetapi bisa mengunci syaratnya, terutama kepemilikan data. Lima puluh persen nilai jauh lebih baik daripada nol persen ditambah kehilangan kursi.

Jurus: Selamatkan Nilai, Kunci Datanya

Kapan dipakai: saat Anda terjepit proyek bermotif politik atau serapan yang tidak mungkin ditolak secara frontal.

  1. Berhenti membuang energi untuk menolak frontal. Penolakan terbuka biasanya hanya berujung pada pencopotan Anda, sementara proyeknya tetap jalan di tangan orang yang lebih penurut.
  2. Alihkan seluruh tenaga ke satu pasal di Kerangka Acuan Kerja: vendor wajib menyediakan antarmuka pemrograman (API) terbuka dan menyerahkan struktur datanya, sehingga datanya bisa ditarik kapan saja tanpa biaya tambahan.
  3. Kunci vendor di datanya, bukan di perangkat kerasnya. Relakan perangkat keras titipan yang berumur pendek; amankan aset yang benar-benar berharga, yaitu kepemilikan data.

Rambu: menyelamatkan lima puluh persen nilai jauh lebih berarti bagi pelanggan daripada kehilangan jabatan demi prinsip lalu membiarkan proyek menghasilkan nol. Kemenangan yang tidak sempurna tetaplah kemenangan.

Tetapi seluruh siasat penyelamatan itu berdiri di atas satu asumsi diam-diam: bahwa Anda masih punya cukup daya tawar untuk mendikte syarat kepada vendor. Bagaimana kalau ternyata tidak? Bagaimana kalau vendor sudah lebih dulu memegang data, kode, dan kunci sistem Anda, sehingga Anda bahkan tidak bisa pergi tanpa menebusnya lebih dulu? Di situlah jebakan yang jauh lebih dalam menunggu, dan ke sanalah kita melangkah berikutnya.

Penafian: Tulisan ini adalah pandangan pribadi penulis berdasarkan pengalaman praktis dan studi independen. Studi kasus di atas merupakan komposit pembelajaran dan tidak menunjuk pada satu entitas spesifik. Pembaca diharapkan melakukan verifikasi independen sebelum mengimplementasikan rekomendasi apa pun dalam lingkungan operasional masing-masing.